Konvertierung von Dokumenten per Verzeichnisüberwachung

Adobe Acrobat brachte es einmal mit. Und in der Tat kommt diese Variante auch noch recht häufig in Unternehmen vor. Die Rede ist von der Dokumentenkonvertierung in einem freigegebenen Verzeichnis. Die Prozedur läuft nach folgendem simplen Schema ab:

 

  • Ein Konverter oder eine Hilfsapplikation (z.B. ein Batch Script, der einen Konverter aufruft) überwacht ein bestimmtes Eingabeverzeichnis
  • Beim Speichern von Dokumenten in diesem Verzeichnis läuft der Konverter sofort los und konvertiert die abgelegten Dateien und speichert diese auch gleich in ein Ausgangsverzeichnis ab.

Für einen User ist dies recht einfach zu handhaben. Jedoch leidet der Know How-Schutz und gewisse schutzbedürftige Informationen allgemein stark darunter. Denn gewöhnlich kann jeder, der Dokumente in ein freigegebenes Verzeichnis speichert auch diese Dateien von dort aus öffnen. Spätestens wenn der Azubi die noch unveröffentlichten Geschäftsstrategien der Manager lesen, wird klar, dass dies so nicht gewünscht sein kann.

Um diesem Umstand Herr zu werden könnte man (theoretisch) beim kopieren der Dokumente in das Ausgangsverzeichnis das Dokument wie folgt gegen unbefugten Zugriff schützen:

  • Ein separates Script, welches zusätzlich das Verzeichnis überwacht, ändert sofort sie Dateizugriffsrechte der abgelegten Dateien. Damit keiner (außer der Konverter, der mit Administartionsrechten läuft) diese Dateien öffnen kann.
  • Nach dem Konvertieren wird die Dateizugriffsberechtigung entsprechend geändert. Sodass nur noch der Benutzer, der die Datei ins Eingabeverzeichnis kopiert hat, die Datei lesen kann.

 

Dieses Szenario ist nicht besonder schwer zu implementieren. Ausgehend von einem Konverter, der im Batch auf eine einzelne Datei angewendet werden kann, muss nur noch ein oder zwei weitere Scripte entwickelt werden, die die Dateizugriffsberechtigungen setzen können. Das sollte unter Windows mit Boardmitteln möglich sein. das bedeutet, dass außer ein Batchprogramm nichts weiter entwickelt werden muss. In ein bis zwei Tagen sollte so eine Lösung schon stehen können.

Vorteile:

  • Relativ einfache Selbstentwicklung mit Windows Boardmitteln
  • Reine Lösung für Clients ohne Installation auf dem Client

 

Nachteile:

  • Keine Serverlösung und damit nicht einsetzbar in Fremdapplikationen/Systemen
  • Unter Windows Dateizugriffsberechtigungen nicht besonders leicht setzbar mit wenig Programmierkenntnissen
  • Wenn ein kommerzielles Produkt wie Adobe Acrobat zur Konvertierung verwendet wird, können weitere Lizenzkosten fällig werden, da die Software autonom läuft und damit eine serverbasierte Verwendung vorliegt. Eine Serverlizenz für Adobe Acrobat ist extrem teuer.

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