Tipps / Szenarios

Software zur Konvertierung von elektronischen Dokumenten existieren in den verschiedensten Ausfürungen und sind oft sehr vielseitig verwendbar. Aber wie setzt man es ideal ein, damit der Benutzer mit möglichst wenig Arbeit seine Dokumente schnell konvertiert bekommt ? Diese Kategorie liefert Beispiele und Tipps für IT-Administratoren, die die Konvertierung von Dokumenten in das Unternehmen integrieren wollen. Sei es als Anwendung auf dem Client oder integriert in eigene Prozesse und Systeme.

  • Tipps / Szenarios

    Einstellungen in Microsoft Word für den Einsatz auf einem Server

    Wenn Microsoft Office zur Automatisierung aus anderen Applikationen heraus (wie z.B. mit Office2PDF 2007) über COM verwendet werden soll, empfiehlt es sich einige Einstellungen im Vorfeld vorzunehmen. Die nachfolgend gezeigten Einstellungen machen Microsoft Word fit zum Einsatz auf einem Server. Das Ziel dabei ist, dass keine Popup-Dialoge oder andere Rückfragen aus Microsoft Word heraus u.U. eine Konvertierung blockieren.

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    PDF Server über Windows Druckerfreigabe

    Die Erzeugung von PDF Dokumenten aus Office Dokumenten war lange Zeit nur über den Umweg des Druckens in eine Postscript Datei möglich. Diese Postscript Datei musste dann mit Ghostscript in eine PDF Datei konvertiert werden. Mittlerweile beherrschen die meisten Office Programme das PDF Format direkt, was die Sache für den Anwender deutlich einfacher macht. Nichtsdestotrotz ist die Variante über einen PDF Drucker trotzdem interessant, da somit nahezu beliebige Anwendungen (die auf einen Windows Drucker drucken können) die PDF-Ausgabe beherrschen. Der Grundlegende Aufbau eines PDF-Servers, der über einen sog. PDF-Drucker konvertiert skizziert sich wie folgt: Es existiert ein Postscript Drucker auf einem Rechner, der im Netzwerk als Drucker freigegeben wird Der…

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    Konvertierung von Dokumenten per Verzeichnisüberwachung

    Adobe Acrobat brachte es einmal mit. Und in der Tat kommt diese Variante auch noch recht häufig in Unternehmen vor. Die Rede ist von der Dokumentenkonvertierung in einem freigegebenen Verzeichnis. Die Prozedur läuft nach folgendem simplen Schema ab:   Ein Konverter oder eine Hilfsapplikation (z.B. ein Batch Script, der einen Konverter aufruft) überwacht ein bestimmtes Eingabeverzeichnis Beim Speichern von Dokumenten in diesem Verzeichnis läuft der Konverter sofort los und konvertiert die abgelegten Dateien und speichert diese auch gleich in ein Ausgangsverzeichnis ab. Für einen User ist dies recht einfach zu handhaben. Jedoch leidet der Know How-Schutz und gewisse schutzbedürftige Informationen allgemein stark darunter. Denn gewöhnlich kann jeder, der Dokumente in…