PDF Server über Windows Druckerfreigabe

Die Erzeugung von PDF Dokumenten aus Office Dokumenten war lange Zeit nur über den Umweg des Druckens in eine Postscript Datei möglich. Diese Postscript Datei musste dann mit Ghostscript in eine PDF Datei konvertiert werden. Mittlerweile beherrschen die meisten Office Programme das PDF Format direkt, was die Sache für den Anwender deutlich einfacher macht.

Nichtsdestotrotz ist die Variante über einen PDF Drucker trotzdem interessant, da somit nahezu beliebige Anwendungen (die auf einen Windows Drucker drucken können) die PDF-Ausgabe beherrschen.

Der Grundlegende Aufbau eines PDF-Servers, der über einen sog. PDF-Drucker konvertiert skizziert sich wie folgt:

  • Es existiert ein Postscript Drucker auf einem Rechner, der im Netzwerk als Drucker freigegeben wird
  • Der Postscript Drucker leitet den Ausdruck bei einem Druckjob in ein separates Programm oder Batchdatei über
  • Das Programm nimmt sich die Postscript Datei und konvertiert diese mithilfe Ghostscript in eine PDF Datei
  • Nachdem die PDF Datei entstanden ist, wird diese per E-Mail an den Absender zurück gesandt

Zum Aufbau eines solchen PDF Servers sind im Internet einige Hilfen und Tools verteilt. Folgende Webseiten könnten hilfreich sein:

  • http://rumborak.de/produktives/index.html
  • http://www.is-foehr.de/

Vorteile:

  • Nahezu jede Anwendung kann damit PDF erzeugen
  • Funktioniert auch in Terminalserver Sitzungen
  • Zentrale Administration, nur der Druckername muss den Usern bekannt sein
  • Auch über Linux realisierbar

Nachteile:

  • Hyperlinks und PDFMarks werden idR. nicht unterstützt
  • Benutzer muss ggf. eine Druckerinstallation durchführen

Konvertierung von Dokumenten per Verzeichnisüberwachung

Adobe Acrobat brachte es einmal mit. Und in der Tat kommt diese Variante auch noch recht häufig in Unternehmen vor. Die Rede ist von der Dokumentenkonvertierung in einem freigegebenen Verzeichnis. Die Prozedur läuft nach folgendem simplen Schema ab:

 

  • Ein Konverter oder eine Hilfsapplikation (z.B. ein Batch Script, der einen Konverter aufruft) überwacht ein bestimmtes Eingabeverzeichnis
  • Beim Speichern von Dokumenten in diesem Verzeichnis läuft der Konverter sofort los und konvertiert die abgelegten Dateien und speichert diese auch gleich in ein Ausgangsverzeichnis ab.

Für einen User ist dies recht einfach zu handhaben. Jedoch leidet der Know How-Schutz und gewisse schutzbedürftige Informationen allgemein stark darunter. Denn gewöhnlich kann jeder, der Dokumente in ein freigegebenes Verzeichnis speichert auch diese Dateien von dort aus öffnen. Spätestens wenn der Azubi die noch unveröffentlichten Geschäftsstrategien der Manager lesen, wird klar, dass dies so nicht gewünscht sein kann.

Um diesem Umstand Herr zu werden könnte man (theoretisch) beim kopieren der Dokumente in das Ausgangsverzeichnis das Dokument wie folgt gegen unbefugten Zugriff schützen:

  • Ein separates Script, welches zusätzlich das Verzeichnis überwacht, ändert sofort sie Dateizugriffsrechte der abgelegten Dateien. Damit keiner (außer der Konverter, der mit Administartionsrechten läuft) diese Dateien öffnen kann.
  • Nach dem Konvertieren wird die Dateizugriffsberechtigung entsprechend geändert. Sodass nur noch der Benutzer, der die Datei ins Eingabeverzeichnis kopiert hat, die Datei lesen kann.

 

Dieses Szenario ist nicht besonder schwer zu implementieren. Ausgehend von einem Konverter, der im Batch auf eine einzelne Datei angewendet werden kann, muss nur noch ein oder zwei weitere Scripte entwickelt werden, die die Dateizugriffsberechtigungen setzen können. Das sollte unter Windows mit Boardmitteln möglich sein. das bedeutet, dass außer ein Batchprogramm nichts weiter entwickelt werden muss. In ein bis zwei Tagen sollte so eine Lösung schon stehen können.

Vorteile:

  • Relativ einfache Selbstentwicklung mit Windows Boardmitteln
  • Reine Lösung für Clients ohne Installation auf dem Client

 

Nachteile:

  • Keine Serverlösung und damit nicht einsetzbar in Fremdapplikationen/Systemen
  • Unter Windows Dateizugriffsberechtigungen nicht besonders leicht setzbar mit wenig Programmierkenntnissen
  • Wenn ein kommerzielles Produkt wie Adobe Acrobat zur Konvertierung verwendet wird, können weitere Lizenzkosten fällig werden, da die Software autonom läuft und damit eine serverbasierte Verwendung vorliegt. Eine Serverlizenz für Adobe Acrobat ist extrem teuer.

3D-PDF im Batch mit Adobe Acrobat

Dieser kostenlose 3D-PDF Batch Converter für Adobe Acrobat 3D 8.x, Acrobat Professional Extended 9 und Acrobat X (mit Tetra 4D 3D PDF Converter Plugin) ist eine Zusatzapplikation zur automatisierten Erzeugung des PDF und 3D-PDF Formats aus vielen verschiedenen 3D-CAD-Formaten. Mit anderen Acrobat-Versionen lassen sich auch Office Dokumente zu PDF konvertieren. Es automatisiert aber in erster Linie Acrobat 3D und lässt sich als Batch- bzw. unter Beachtung der Lizenzbedingungen von Adobe und ggf. Tetra 4D auch automatisiert auf einem Server einsetzen. Das Programm ist komplett frei und als Open Source verfügbar. Der Quellcode liegt natürlich in Python vor. „3D-PDF im Batch mit Adobe Acrobat“ weiterlesen

DOC2PDF-Service (Windows Dienst)

DOC2PDF-ServiceDOC2PDF-Service ist eine Windows Systemapplikation, die als Windows NT/2000/XP Dienst installiert wird und Microsoft Word Dokumente (oder Dokumente, die von Word geöffnet werden können) in einem überwachten Verzeichnis zu PDF konvertiert. Bei Eintreffen von Word Dokumenten arbeitet der Konvertierungsdienst das eintreffende Dokument ab und erzeugt auch gleich eine zugehörige Logdatei, die den gesamten Vorgang protokolliert. „DOC2PDF-Service (Windows Dienst)“ weiterlesen